Deutsches Versandhaus plant Werbestrecken mit BeePRM

Ein großes deutsches Versandhaus plante seine Werbestrecken auf der Basis mehrerer Word- und Exceldokumente. Die Dokumente wurden von mehreren Anwendern parallel bearbeitet. Aufgrund redundanter Datenhaltung bestand ein hohes Risiko bezüglich der Datenkonsistenz. Abweichungen durch Datenänderungen, die nicht immer in allen Dokumenten gleichzeitig durchgeführt wurden, waren die Folge. Durch die freie Eingabemöglichkeit innerhalb der verwendeten MS Office-Dokumente waren Informationen nicht immer an derselben Stelle zu finden bzw. teilweise redundant vorhanden.

Mit der Einführung der Geschäftsdatenbank BeePRM erfolgte gleichzeitig eine Strukturierung der Werbestreckenplanung in die Objekte „Anstoß“, „Aktion“ und „Werbeelement“. Die beschreibenden Daten der einzelnen Werbeelemente werden von unterschiedlichen Mitarbeitern, bei Bedarf auch länderspezifisch, erfasst und in der BeePRM Datenbank zentral gespeichert. Nach Art eines Baukastensystems werden nun in BeePRM Anstoß und Aktionen aus einzelnen Werbelementen zusammengesetzt und mit weiteren spezifischen Daten ergänzt. Einzelne Werbelemente, wie beispielsweise Beilagenprospekte, können dabei aktionsübergreifend verwendet werden. Eine Aktualisierung der beschreibenden Daten erfolgt jeweils objektbezogen auf der BeePRM Datenbasis.

Durch die BeePRM Integration in MS Excel wird der bisher praktizierte Ablauf der Informationsverteilung möglichst wenig beeinflusst. Zur Planung und Abwicklung der Werbestrecken wird ein Berichtswesen eingesetzt, das auf Excel- und PDF-Dokumenten basiert. In Excel können aggregierte Übersichten der Werbestrecken oder Versandpläne einfach auf Knopfdruck mit den Daten aus der BeePRM Datenbank jederzeit erstellt bzw. aktualisiert werden. Alternativ können Übersichten kompletter Werbestrecken direkt aus BeePRM heraus erstellt und im PDF-Format gespeichert werden.

Zur Änderungsverfolgung seit der letzten Berichterstellung, kann vom Anwender ein Vergleichsdatum angegeben werden. Nach diesem Datum veränderte Daten werden im aktualisierten Bericht farblich hervorgehoben.

Alle benötigten Masken und Datenfelder zur Erfassung und Verwaltung der Objektmerkmale, konnten alleine durch Konfiguration der Geschäftsdatenbank BeePRM bereitgestellt werden. Zukünftige Erweiterungen und Anpassungen, bedingt durch sich stetig ändernde Anforderungen eines Unternehmens, sind durch die weitreichenden Konfigurationsmöglichkeiten des Systemes jederzeit, auch durch Mitarbeiter des Unternehmens selbst, durchführbar.