Schweizer Kunde setzt BeePRM im Projektcontrolling ein

Ein Schweizer Kunde betrieb das Projektcontrolling, einschließlich Ressourcen- und Vertragsmanagement, mit vielen unterschiedlichen Exceldokumenten. Alle Informationen mussten manuell gepflegt werden und es entstanden dadurch Redundanzen, Inkonsistenzen und letztendlich sogar Datenverluste.

Da BeePRM bereits in einem anderen Fachbereich betrieben wurde, konnten wir die Anforderungen schon nach einer Implementierungsphase von nur fünf Tagen abbilden, die Bestandsdaten einfach aus Excel importieren und in den produktiven Betrieb gehen.

In BeePRM wurden dazu drei führende Objekttypen eingeführt: Mitarbeiter, Vertrag und Projekt. Diese wurden jeweils miteinander verknüpft, wobei die Projekte zusätzlich in Arbeitspakete unterteilt wurden. Dank dieser Verknüpfung bietet sich nun auch die Möglichkeit, die bereits vorhandenen Informationen nicht nur auf Basis der Verträge, sondern auch in Abhängigkeit (verdichtet auf die) zu Mitarbeitern, Projekten oder gar Arbeitspaketen zu betrachten.

Um den bislang gelebten Arbeitsablauf möglichst wenig zu beeinflussen, wurde der bereits bestehende Excelbericht, mit welchem die externen Mitarbeiter Ihre Aufwände monatlich an das Controlling rapportiert haben, beibehalten. Der Bericht wurde lediglich mit einem BeePRM Add-In modifiziert, wodurch nun die Rückmeldungen jederzeit in BeePRM importiert werden können. Dadurch hat das Vertragscontrolling die Möglichkeit, die Leistungserbringung der Lieferanten zu überwachen und zu steuern. Um auch dem Projektcontrolling einen Plan-Ist-Vergleich zu ermöglichen, werden zusätzlich die Leistungsmeldungen der internen Mitarbeiter aus dem SAP System nach BeePRM importiert. Wie bei den Externen erfolgt dieser Datenimport über einen Exceldokument.